Implantación de software para la gestión de procesos

El software se ha convertido en un factor imprescindible para la gestión de los Procesos Empresariales.

Sistema de gestión ERP – CRM – SAT – SGA – BI para medianas y grandes empresas. 

Aplicación de gestión integral de empresa con gran alcance funcional en las áreas de Compras, Logística y Almacenes, Ventas, Económico Financiero, Producción, Proyectos, Contratos de alquiler o cuotas. 
Sistema de listados y explotación de la información. 
Importación de datos. 
Gestión documental integrada. 
Soluciones sectoriales para Instaladores, Hortofrutícola, Alquiler de Maquinaria, Artes Gráficas, Cerámico y Distribución. 
Integración con otras plataformas CRM, eFactura, movilidad, eCommerce, API´s propias y externas. 
Permite la personalización de circuitos y procesos específicos de cada cliente.

Metodología utilizada: 

1. Planificación 

   Definición de Objetivos: Clarifica los objetivos específicos del negocio que se buscan alcanzar con la implementación del software (por ejemplo, mejorar la eficiencia operativa, reducir costos, etc.). 
   Análisis de Requerimientos: Identifica y documenta las necesidades del negocio, incluyendo las funcionalidades que debe tener el software, la integración con otros sistemas, y las restricciones presupuestarias y de tiempo. 
   Establecimiento del Equipo: Forma un equipo de proyecto con representantes de las áreas afectadas (TI, usuarios finales, gerencia) y un líder de proyecto para coordinar el proceso. 

2. Diseño 

   Mapa de Procesos: Documenta los procesos de negocio actuales y cómo el software se integrará con ellos. Identifica posibles cambios en los procesos para adaptarlos a las funcionalidades del software. Configuración Inicial: Define los parámetros iniciales del software, tales como roles de usuario, flujos de trabajo, y reglas de negocio. 
   Plan de Integración: Diseña cómo el software se conectará con otros sistemas existentes en la organización (ERP, CRM, etc.). 

3. Implementación 

   Configuración y Personalización: Configura el software de acuerdo a las especificaciones definidas. Si es necesario, personaliza o desarrolla módulos adicionales para cumplir con requisitos específicos. 
   Migración de Datos: Transfiere los datos desde los sistemas antiguos al nuevo software. Esto incluye la limpieza de datos y la verificación de la calidad y precisión de la migración. 
   Pruebas: Realiza pruebas exhaustivas del software para asegurar que todas las funcionalidades operen correctamente. Esto incluye pruebas unitarias, de integración y de aceptación por parte de los usuarios.

4. Formación 

   Capacitación de Usuarios: Diseña y ejecuta un plan de formación para los usuarios finales. Esto puede incluir sesiones de formación, manuales de usuario, y recursos de soporte en línea. 
   Entrenamiento del Equipo Técnico: Asegura que el equipo de TI y soporte esté preparado para administrar el sistema y resolver problemas técnicos que puedan surgir. 

5. Despliegue 

   Implementación en Producción: Lanza el software en el entorno de producción. Esto puede hacerse de manera gradual (por fases o departamentos) o como un cambio completo, dependiendo de la complejidad y el impacto en el negocio. 
   Monitoreo Inicial: Realiza un seguimiento intensivo durante las primeras semanas para identificar y corregir cualquier problema o ajuste necesario. 

6. Soporte y Mantenimiento 

   Soporte Post-Implementación: Proporciona soporte continuo a los usuarios para resolver problemas y responder preguntas. Asegura la disponibilidad de un equipo de soporte técnico. 
   Mantenimiento y Actualizaciones: Realiza el mantenimiento rutinario del software, incluyendo actualizaciones de seguridad, mejoras de rendimiento y nuevas funcionalidades. 
   Evaluación de Impacto: Después de un período de operación, evalúa si el software ha alcanzado los objetivos de negocio definidos al inicio del proyecto. Recolecta feedback de los usuarios y realiza mejoras según sea necesario. 

7. Optimización Continua 
   Revisión Periódica: Establece un ciclo de revisión periódica para identificar oportunidades de mejora en el uso del software y posibles actualizaciones que agreguen valor al negocio. 
   Incorporación de Nuevas Funcionalidades: A medida que el negocio evoluciona, asegúrate de que el software se ajuste a las nuevas necesidades y tendencias del mercado. 
    

   Consideraciones Clave: 
   Gestión del Cambio: Implementa un plan de gestión del cambio para preparar a los usuarios para la transición al nuevo software. Incluye estrategias de comunicación, capacitación y soporte psicológico. Riesgos y Contingencias: Identifica posibles riesgos (como la resistencia al cambio, fallas técnicas, etc.) y define planes de contingencia. 
   Evaluación Continua: A lo largo del proceso, realiza evaluaciones continuas para asegurarte de que el proyecto esté alineado con los objetivos del negocio y dentro del presupuesto y cronograma. Esta metodología está diseñada para ser flexible, permitiendo adaptaciones según las necesidades específicas de cada organización y la complejidad del software a implementar.